למה עסקים קטנים ובינוניים חייבים לעבור לתהליכי גבייה אוטומטיים?
מנהל מחלקת הגבייה בארגון שוב אובד עצות. זה הלקוח השלישי החודש שמתחמק מתשלום, טוען שלא ראה את החשבונית מעולם או ש"הוא פשוט לא זוכר, בבקשה תנו לי תזכורת לתשלום מחר" – לא משנה מאיזו סיבה הדבר קורה, השורה התחתונה נשארת זהה: אתם לא מקבלים את התשלומים מהלקוחות בזמן. הפתרון: מעבר למערכת גבייה אוטומטית המשמשת כמזכיר האישי של החשבונות המתנהלים בעסק. מה כוללת המערכת ומהם היתרונות המדידים שהיא מספקת לעסקים קטנים ובינוניים? הנה כל מה שכדאי לדרך בדרך לגבייה פשוטה, מהירה ונוחה מהלקוחות – מעכשיו!
15/08/2021
תזרים המזומנים צפוי, תמיד
60% מבעלי העסקים, כך על פי סקרים, דואגים לגבי תזרים המזומנים שלהם מדי חודש. פתרונות אוטומציה לגבייה עתידים להקטין את הנתון הזה דרמטית או להעלים אותו לחלוטין. עם מערכת הגבייה של V-CHECK, צוות הגבייה כבר לא צריך לטרוח על ניסוח מכתבי דוא"ל המזכירים ללקוחות שמועד התשלום הגיע או עבר. התקשורת כולה מתנהלת בלחיצת כפתור, באופן אוטומטי. המשמעות, במקרה הזה, כפולה: תזרים המזומנים שלכם לעולם לא יהיה בגדר סימן שאלה והלקוחות ישלמו תמיד בזמן.
מדדי גבייה משופרים
ככל שמדדי הגבייה שלכם יהיו טובים יותר, כך הכספים של החברה יתנהלו בצורה חכמה יותר. וכן, זה כזה פשוט. כשאתם בוחרים להשתמש בפתרון גבייה אוטומטי, כשהחשבוניות והתקשורת הנלווית נשלחות באופן קבוע בקליק והתשלומים עוברים באופן מיידי – אתם נהנים מבקרה מתמדת על החשבונות המתנהלים בעסק ואוספים דאטה יעיל מתמיד. יש בעיה בחשבונית? המערכת מזהה זאת אוטומטית. נקלעתם למחלוקת עם לקוח על מועד התשלום? אל דאגה, סביר להניח שהמועד מוגדר מראש במערכת והמחלוקת נפתרת מאליה. חושדים שה-DSO (Days Sales Outstanding) שאתם מעניקים ללקוחות גדול מדי? בלחיצת כפתור תוכלו לשנות את המועד הרצוי ולעדכן את הלקוחות. בשורה התחתונה, ככל שמדדי הגבייה שלכם ברורים יותר, כך יהיה לכם קל יותר לשפר אותם – וגם הרבה יותר מהיר.
רואה החשבון שלכם יודה לכם
מערכת הגבייה האוטומטית של V-CHECK הופכת את תהליך הגבייה שלכם להרבה הרבה הרבה יותר פשוט, ומייתרת משימות ידניות רבות – החל ממעקב אחר מידע מסוים, הפקת דו"חות באופן סבוך או חישוב נתונים סטטיסטיים שונים. ככל שתצליחו להוריד מצלחת המשימות כמה שיותר משימות קטנות (או גדולות), כך תוכלו לפנות את הזמן, האנרגיה והמרץ לטובת תהליכים אחרים בארגון – וזו מתנה יקרה מפז.
ממש כאילו שכרתם עובדים חדשים
גורמים מובילים בתעשייה כבר יודעים לדווח: ככל שתהליכי אוטומציה נעשים לחלק מהארגון וככל שהעסק עובר לתהליכי גבייה אוטומטיים, כך, באופן אוטומטי לא פחות, הצוות מסוגל להשקיע את זמנו בתכנון אסטרטגי ויוזמות פנימיות לייעול התפקוד המחלקתי, ושל הארגון כולו.
מרגע הטמעת המערכת בארגון, לא יחלוף זמן רב עד שתתחילו לתהות האם התגנבו עובדים חדשים לעסק בלי ששמתם לב. עם יותר זמן פנוי והרבה יותר משאבים, צוות הגבייה שלכם יוכל לחדול מעיסוק תמידי בדוחות חייבים ובתזכורות חוזרות ונשנות, ולהשקיע את מרצו במשימות חדשות: פיתוח מערכות יחסים טובות יותר עם הלקוחות, ייעול מערכות נוספות בארגון שאינן קשורות לגבייה באופן ישיר ובסופו של דבר, להגדיל את התפוקה באופן דרמטי – פשוט כי בחרתם להצטרף אל העתיד ולעבור לתהליכים טכנולוגיים אוטומטיים.
השורה התחתונה
גם אם הארגון שלכם מציג נתוני צמיחה עקביים, אם יש לחברה בעיות של תזרים מזומנים ממושכות בגלל היעדר ניהול תקין של חשבונות הלקוחות, הדבר עשוי להאט או לעצור את הצמיחה המבורכת – וזה קורה המון. על פי דיווח של QuickBooks האמריקאית המספקת פתרונות בתחום הנהלת החשבונות, כמעט שליש מהעסקים מגלים שהם אינם מסוגלים לשלם לספקים, לכסות הלוואות שלקחו או במקרים קיצוניים אפילו לשלם לעצמם או לעובדים. הדו"ח הדגיש גם כי רבע מהיזמים נאלצו לדחות מכירה או הזדמנות עסקית בגלל תזרים מזומנים לא מספק.
יש לא מעט משתנים הבונים עסק מצליח, אך ניהול תזרים המזומנים הוא המשתנה הבסיסי והחשוב ביותר – פשוט כי הוא זה שמאפשר פעילות עסקית תקינה. כשאתם בוחרים לייעל את הארגון באמצעות הטמעת תהליכי גבייה אוטומטיים, אתם מונעים מלקוחות לפספס את מועד התשלום הבא, מסוגלים לשלוח דרישות תשלום מרובות בלחיצת כפתור ולבצע עוד שלל פעולות גבייה וניהול לקוחות אונליין – זה כל כך פשוט ועתיד להשפיע דרמטית על תזרים המזומנים שלכם, שאנחנו יכולים להבטיח שלא תדעו כיצד לא עשיתם זאת קודם.